ペーパーレス化でデータエントリー業務を効率化！事例と導入方法をご紹介

データエントリー業務に潜む課題やリスクが明らかになるにつれて、「データエントリー業務の効率化」に向けた取り組みを行う企業も増えてきています。

データエントリー業務の効率化とは、具体的にどのようなもので、どういった課題の解決につながるのでしょうか？

「データエントリー業務をなんとかしたいが、どうすれば良いのかわからない…」という方に向けて、効率化の詳細やメリットをお伝えします。

データエントリー業務の効率化とは

データエントリー業務の効率化とは、より素早く、正確に、低コストで入力できるようにするための工夫を言います。

扱うデータの量が増えれば増えるほど、データエントリー業務には以下のような課題が目立ち始めました。

・気を付けていても人的ミスが発生してしまう

・扱うデータの量が多いときは、業務に遅れが生じてしまう

・データエントリー業務に携わるスタッフの残業が常態化している

・入力するデータ量に合わせてスタッフを増やしたら、人件費の負担が重くなってしまった

・担当スタッフによって、品質に差が出てしまう

こうした課題を放置したために、データエントリー業務が、業務プロセス全体のボトルネックになってしまうケースもあります。

「紙の書類からデータを入力する」という単純な業務が原因で、プロセス全体が滞っているとしたら、あまりにもったいないことだと言えるでしょう。

こうした状況を改善するために行われるのが、データエントリー業務の効率化です。

データエントリー業務をBPO化すれば、社内の業務負担は軽減できます。

AI×OCRやRPAなど、最新システムを導入すれば、スピードや正確性の側面からも、より一層の効率化を進めていけるでしょう。

データエントリー業務の効率化を図るうえで、各企業が選択する方法は、さまざまです。

デジタルBPOサービスを取り入れるケースもあれば、あくまでも社内で、業務プロセスの見直しだけを行うケースもあるでしょう。

どのような方法で効率化を行うと効果的なのか、現状の課題を把握したうえで、しっかりと検討するのがおすすめです。

データ入力業務の非効率の実態

データ入力業務の効率化を目指すためには、まず非効率の実態について知ることが大切です。

ここでは、ある生命保険会社を例に挙げて、非効率の実態を解説していきます。

生命保険会社A社では、保険申込書や診断書の入力を、ヒトの手で行っていました。

その流れは以下のとおりです。

1.2人のスタッフによる情報入力

2.1人のスタッフが情報の補完

3.1人のスタッフによる確認・修正

4.1人のスタッフが最終チェック

5.入力完了

1つのプロセスに関わる人員は5人。

工程数も多く、業務負荷が高い状態が続いていました。

機械が自動で情報を読み取ってくれるAI×OCRを使用すれば、以下のようにプロセスを簡略化できます。

1.AI×OCRによる自動読み取り

2.スタッフが最終チェック

3.入力完了

業務に携わるスタッフの数は減り、機械を活用することで、業務完了までの時間短縮にもつなげられます。

もちろん、企業内のプロセス見直しのみで、データエントリー業務の効率化を目指すことも可能です。

しかし、ヒトが業務を担当する以上、効率化できる範囲には限界があるでしょう。

AI×OCRやRPAという新しい仕組みを取り入れることによって、革新的な効率化が可能になります。

また、企業内のペーパーレス化をスピーディーに進められるため、データエントリー以外においても、業務効率化を目指していけます。

ペーパーレス化による業務効率化事例をご紹介

データエントリー業務の効率化によって、ペーパーレス化を実現できたら、どのように業務を効率化できるのでしょうか。

損害保険会社B社の事例を参考に、詳しく紹介していきます。

まず損害保険会社B社ではペーパーレス化により、以下のような効果を実現しました。

・書類の準備や印刷にかかる時間をカット

・他事業所とも、瞬時に情報をやり取りできる

・文書検索機能で瞬時に目当ての情報を見つけ出せる

これまでB社では、大量の書類を印刷していました。

1回あたり5分でも、1日1回（年間250日）印刷業務を行った場合、総必要時間は20時間以上にもなります。

ペーパーレス化によって、この印刷時間を削減できました。

B社では、業務に必要な情報を他事業所と共有するため、書類を配送していました。

ペーパーレス化によって、クラウド上にデータを保管するようになったため、それぞれの事業所が、必要な書類をいつでも手元から探せる環境を実現。

書類の発送業務や届くまでの待ち時間がなくなったことで、より効率的に業務を進められるようになりました。

まとめ

大量の紙業務を抱える企業にとって、重要なのはデータエントリー業務の効率化です。

効率化にもさまざまな方法がありますが、ペーパーレス化によるメリットも注目される今、デジタルBPOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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