データエントリーの企業リスクとは？リスク回避方法と実際の事例をご紹介

大量の紙業務を処理している企業にとって、無視できないのがデータエントリー業務に潜むリスクについてです。

具体的にどのようなリスクがあり、どう回避するべきなのでしょうか。

紙業務から脱却できていない企業にとって、知っておくべき基礎知識をお伝えします。

データエントリーの背景にある企業のリスクとは

申込書に契約書、各種案内書類など…業務上、さまざまな「紙」を扱う企業は多いことでしょう。

環境への意識の高まりや在宅ワークの推進などにより、積極的にペーパーレス化を進める企業も増えてきています。

しかし現実には、「まだまだ多くの紙業務を処理している」という企業も多いのではないでしょうか。

紙に記された情報をデータ化するために必要なのが、データエントリー業務です。

これまで、ごく当たり前に行ってきた業務ではありますが、実はここには数多くの以下のようなリスクが潜んでいます。

・コストの上昇

・人的ミスの発生

・競争力の低下

・書類の紛失や破損

ヒトの手で地道にデータエントリー業務をこなすためには、相応のコストが必要です。

社内で十分なスキルを有する人材を育てるためには、コストだけではなく時間も必要となるでしょう。

また紙の書類から直接データを入力する際に、問題になりやすいのが書類の紛失や破損についてです。

書類を紛失すれば情報漏洩につながる可能性がありますし、破損すれば重要な情報を失うことにもなりかねません。

リスクの回避の必要性について

データエントリー業務に潜むリスクを、どう回避していくのかは、これから先の企業が抱える重要課題の一つです。

今後の日本は、より深刻な労働力不足に直面すると考えられます。

現状においても、「必要な人材をなかなか確保できない」というお悩みを抱いている方も多いのではないでしょうか。

貴重な人的リソースを、ノンコア業務であるデータエントリー業務に回すのはもったいないことです。

コア業務に回せる人手が少なくなれば、企業としての競争力は低下してしまいますし、働き方改革への対応も難しくなるでしょう。

また紙の書類の置き忘れ・紛失による情報漏洩トラブルは、決して少なくありません。

日本ネットワークセキュリティ協会が公開した「2018年情報セキュリティインシデントに関する調査結果」によると、書類の置き忘れや紛失によるトラブルの発生件数は116件で、全体の26.2％を占めていました。

情報化社会を迎えた今、情報の扱い方を誤れば、企業にとって命取りになりかねません。

企業としての価値を高め、将来のリスクを減らすためにも、適切な方法でデータエントリー業務に潜む課題を解決していくことが重要です。

リスク回避事例をご紹介

大量の紙業務と、データエントリーに潜むリスクを回避するための方法として、注目されているのがペーパーレス化です。

ペーパーレス化に取り組む企業が増えているのは、ただ単純に「業務を効率化したいから」という理由だけではありません。

紙業務に潜むリスクを知ったうえで、それらを回避するための対策でもあるのです。

大量の紙業務を抱えていた損害保険会社B社は、「業務のブラックボックス化」「コスト高」「セキュリティに関する問題」と、さまざまな課題を抱えていました。

これらを解決するために導入したのが、株式会社InfoDeliverのCOMITXです。

COMITXにより、オペレーションの可視化を実現。

ブラックボックス化していた状態を解消し、生産性の向上につなげました。

AIデータエントリーを活用し、ペーパーレス化を進めたことにより、紙の書類の保管・運送コストの4割削減を達成。

人的リソースをこれまでよりも効率よく配置できるようになり、コア業務に集中して取り組める環境を実現しました。

紙の書類からデータへと切り替わったことで、書類別のセキュリティ対策も容易になり、情報漏洩対策にも役立っています。

まとめ

大量の紙業務を処理する企業にとって、データエントリー業務は当たり前に発生するものです。

多少の課題が発生していても、「仕方のないこと」と、対応を後回しにしてしまうケースも多いのではないでしょうか。

しかし課題を放置すれば、企業にとってのリスクにつながってしまいます。

データエントリー業務に潜むリスクを明らかにしたうえで、今、自社にとってどのような対策が必要なのか、あらためて検討してみてください。

「企業としての価値の低下」や「情報漏洩」といったリスクを回避するためには、ペーパーレス化に向けて具体的な取り組みをスタートするのがおすすめです。

「紙だけをなくしても…」「うちの会社には詳しい人材がいないから」と不安に思う必要はありません。

COMITXなら、データエントリー業務に潜むリスクを回避するための対策を、一からしっかりとサポートできます。

ペーパーレス化やAIデータエントリーなど、データエントリーに関するお悩みは、COMITXで解決しましょう。