デジタルBPOでペーパレス化を実現！企業のメリットと事例をご紹介

オンライン化による業務効率が進むにつれ、ペーパーレスに取り組む企業も増えてきています。

ペーパーレス化を実現したいときにおすすめなのがデジタルBPOです。

デジタルBPOが、なぜ紙業務のペーパーレス化に貢献してくれるのでしょうか。

ペーパーレス化実現による企業メリットと共にお伝えします。

ペーパレス化を実現するデジタルBPOとは

デジタルBPOとは、従来のヒトが行っていたBPOにデジタル技術を取り入れた形式のことです。

AIやRPA、クラウドなど、さまざまなツールやシステムを取り入れ、ビジネスプロセス全体を外部委託することで、従来のBPOにはないメリットを生み出してくれます。

海外BPOの人件費も上昇している中で、BPOに対して新しいメリットを求める企業は増えてきています。

そうした願いを叶えてくれるのがデジタルBPOであり、デジタル技術の導入によって、業務の流れががらりと改善される可能性もあるのです。

ペーパーレス化とは従来、紙で行ってきた業務をデータへと移行することです。

「わざわざBPO化しなくても、社内で対応できるのでは？」と思う方もいるかもしれませんが、デジタルBPOの導入により、さまざまなメリットが生まれます。

次項目で、詳しくチェックしていきましょう。

デジタルBPOのメリット

デジタルBPOでペーパーレス化に取り組むメリットは、以下のとおりです。

★メリット1「社員のICT（情報通信技術）スキルが不足していても対応可能」

ペーパーレス化を進めていくためには、対応する社員に相応のICTスキルが求められます。

ペーパーレス化は会社にとって非常に重要な任務となります。

「安心して任せられるベテラン社員の中で、十分なICTスキルを有している人材」となると、対応できる社員はごく限られてしまうでしょう。

デジタルBPOサービスを利用すれば、ICTスキルが足りない場合でも、研修・教育といった手間は発生しません。

依頼先のデジタルBPO業者にお任せできます。

★メリット2「共有・検索・閲覧システムの構築までに対応」

紙媒体のペーパーレス化は、ただ単純に「書類をスキャンすれば良い」というものではありません。

ペーパーレス化された情報を容易に共有・検索・閲覧できるよう、新しいシステムを構築する必要があります。

デジタルBPO業者に依頼すれば、データ化はもちろん、その後の業務の流れを見越したうえで、会社にとってより使いやすい形へと整えてもらえます。

★メリット3「短期間で対応可能」

社内でペーパーレス化に向けた取り組みを行う場合、担当部署を立ち上げ、多くの時間と労力を費やす必要があります。

これまで紙業務に依存していた企業では、恒常的に多くの書類が発生していました。

従ってペーパーレス化に向けた取り組みが、追い付かないことも想定されます。

その点、ペーパーレス化を得意とするデジタルBPO業者であれば、さまざまなノウハウを有しています。

専門スタッフが集中的に業務に取り組むことで、短期間でペーパーレス化を完了することが可能です。

★メリット4「安定した品質」

社内対応では、時間がかかってしまうペーパーレス化。

時間がかかるということは、業務進行中に担当者が変わる可能性を示しています。

担当者が変われば、スキャンの品質が変わってしまい良質な品質提供が危惧されることとなります。

デジタルBPO業者に依頼すれば、安定した品質で見やすいデータを納品してもらえるでしょう。

デジタルBPOでペーパレス化を実現した事例

最後に紹介するのは、実際にデジタルBPOを導入し、社内のペーパーレス化を実現した、損害保険会社B社の事例です。

もともと、保険の契約業務を紙媒体で行ってきたB社。

社内には多くの書類が保管されていて、契約書類に関わる業務もブラックボックス化していました。

書類の内容を把握するため、事業所同士でやり取りする機会も多かったのですが、そのためにかかる輸送費や時間が問題視されていました。

こうした問題を解決するため、B社では株式会社InfoDeliverが提供しているCOMITXを導入。

AI×OCRやRPAによって、スムーズにペーパーレス化を実現しました。

これにより、どの事業所からでもクラウド上に保管されたデータの検索・閲覧が可能になりました。

さらに配送にかかる時間が短縮されたことにより、これまで以上にスムーズに業務を進められるようになりました。

またペーパーレス化を推進するため、ブラックボックス化していた業務の見える化を実現。

生産性の向上にもつながりました。

まとめ

「デジタルBPOという言葉を聞いた経験はあるが、導入によって具体的に何がどうなるのかわからない」と感じている方も、まだまだ多いのではないでしょうか。

デジタルBPOによってペーパーレス化を実現できれば、紙業務からの脱却が可能になります。

その結果、書類の保管や輸送にかかる時間やコストを削減できます。

「書類を探す」「共有する」といった手間がなくなれば、業務効率アップにもつなげていけるでしょう。

デジタルBPOによるペーパーレス化をお考えなら、是非COMITXにお任せください。