ペーパーレス化で改善される企業の課題について

今なお、ビジネスの現場に残る紙業務。

さまざまなメリットがある一方で、解決が難しい課題に悩まされている現場も多いのではないでしょうか？

紙業務に潜む課題の実態を明らかにした上で、解決に向けたヒントをお伝えします。

紙業務の現場が抱える課題の実態

紙業務の現場では、今、数多くの課題が浮き彫りになってきています。

具体的な課題事例を、3つ挙げます。

★情報セキュリティリスク

企業が保有する情報資産を守るため、十分な情報セキュリティ対策の実施が求められています。

「セキュリティリスク＝電子化された情報の流出」というイメージを持つ方も多いかもしれませんが、情報漏洩トラブルの発生件数が多いのは、実は紙媒体の方です。

日本ネットワークセキュリティ協会が発表した「2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、媒体・経路別で情報漏洩インシデントがもっとも多かったのは「紙媒体」です。

また原因としてもっとも多かったのが、「紛失・置き忘れ」です。

ヒトの手を介してやり取りされる紙媒体だからこそ、実は情報漏洩のリスクも高いというデータがあります。

紛失・置き忘れ以外にも、紙媒体を誰がどのように活用しているのか、完全な記録を残すのは難しいものです。

今も紙業務が多く残る現場では、どのような形で情報セキュリティ対策を実施するのか、悩むケースも増えてきています。

★業務プロセスのブラックボックス化

紙で情報をやり取りする場合、業務プロセスがブラックボックス化しやすいという課題もあります。

同じ書類を何人にも確認してもらう場合、どこをどう辿っているのか、はっきりしないケースも多いのではないでしょうか？

また社内文書の私物化が起きやすいのも、紙業務ならではの課題と言えます。

業務上必要な書類を、自身のデスクの中にしまいこんだまま、他の人の目に触れなくなれば、情報共有は難しくなってしまうでしょう。

業務プロセスがブラックボックス化すれば、その改善は難しくなります。

見直しや最適化も不可能に近い状況に陥ってしまいます。

★商品競争力の低下

紙で情報をやり取りする場合、顧客と共有できるまでに、一定のタイムラグが発生してしまいます。

インターネットが発達した今、情報伝達のスピードを重視する顧客は、決して少なくありません。

また配送コストによって、商品競争力が低下してしまう可能性もあるでしょう。

ペーパーレス化によって解決される課題

紙業務に潜むさまざまな課題は、ペーパーレス化によって解決できます。

電子化され、クラウド上に保管されたデータであれば、最新テクノロジーによるさまざまな情報セキュリティ対策を実施できるでしょう。

・機密情報にアクセスできる人を制限する

・各種情報を利用した履歴を残す

このようなセキュリティ対策を講じつつ、社員それぞれがスムーズに業務をこなせる点もメリットです。

また災害時、万が一オフィスが被災した場合でも、保管されたデータが破損する可能性も低くなります。

ペーパーレス化によって、情報のやり取りの流れが明確になれば、ブラックボックス化の解消につながりますし、各種改善によって商品競争力の向上も目指せるでしょう。

もちろん、電子化された情報を適切に取り扱うためのシステムは必須ですが、ペーパーレス化によって、紙業務に潜む課題の多くを解決できます。

ペーパーレス化でビジネスを加速させる

ペーパーレス化の目的は、各種課題を解決するためだけではありません。

電子化された情報をうまく活用すれば、ビジネスをさらに加速できます。

ペーパーレス化によって業務プロセスの見直しや、オペレーションの効率化ができれば、生産性の向上につなげられます。

電子化された情報を分析し、経営強化に役立てることも可能になります。

情報の電子化が進めば、オフィス以外でも業務できるようになり、在宅ワークも推進されるでしょう。

また仕事をする場所は、「自宅」以外も選択可能になります。

これによりインターネットを活用し、非対面のビジネスモデルも広げていけます。

まとめ

これまで長く慣れ親しんできた紙業務ですが、その現場には数多くの課題が隠されています。

こうした課題をいち早く見つけ出し、適切に対処できるかどうかによって、企業としてのこれからが変わってくるでしょう。

紙業務の現場では、情報漏洩トラブルや業務プロセスのブラックボックス化など、放置するのが望ましくない問題も多数発生しています。

こうした課題を解決するための手段の一つが、ペーパーレス化です。

数多くの課題を解決に導くだけではなく、ビジネスを加速させる可能性も秘めているのが、ペーパーレス化の魅力です。

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