紙業務脱却！紙業務に潜む情報セキュリティのリスクとペーパーレス化のすすめ

ビジネスの現場において、長く当たり前に存在してきた紙業務。

今もまだ、紙業務から脱却できていない企業は少なくありません。

とはいえ、紙業務には情報セキュリティリスクが潜んでいることをご存じでしょうか。

紙業務のリスクと、それを解決するための方法・ペーパーレス化について解説します。

紙業務に潜む情報セキュリティのリスクとは

紙業務に潜む情報セキュリティのリスクの例は、以下のとおりです。

・書類の盗難による情報漏洩

・書類の置き忘れによる情報漏洩

・書類の紛失による情報漏洩

特定非営利活動法人 日本ネットワークセキュリティ協会が発表した「2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」によると、情報漏洩トラブルの原因としてもっとも多いのは、「紛失・置き忘れ」でした。

情報漏洩と言えば、「不正アクセス」を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。

しかし実際には、「紛失・置き忘れ」による情報漏洩トラブル件数は、「不正アクセス」によるそれよりも、ずっと多く発生しているのです。

紙で保存された情報は、鍵のかかった部屋や金庫で、厳重に保管しなければいけません。

鍵のありかを知る人が多くなればなるほど、盗難リスクは高まるでしょう。

しかし業務をスムーズに回しておこうと思うと、ある程度の人が鍵の場所を把握しておく必要があります。

セキュリティ対策と利便性、両方のバランスを維持するのは、非常に難しいと言えるでしょう。

また紙の契約書や重要事項説明書は、業務に従事する社員が、自分の手で持ち運ぶ必要があります。

どんなに気を付けていても、人が業務を行う以上、ミスは避けられないものです。

紛失や置き忘れによるトラブルを、ゼロにするのは難しいでしょう。

昔ながらの業務プロセスにこだわる方の中には、「データよりも実物（紙媒体）を扱った方が確実で安全」と考える方も少なくありません。

しかし、実物を扱うからこそ生まれるリスクがあるのも事実です。

こうした可能性についても頭に入れた上で、今後の方針を決定しましょう。

なぜペーパーレス化なのか

ペーパーレス化とは、これまで紙媒体で扱っていた各種情報を電子化し、データとして保管・やりとりできる環境を整備することを言います。

ペーパーレス化が進めば、紙の書類を持ち歩く機会は格段に減ります。

置き忘れや紛失、盗難といったトラブルも起きにくくなり、情報セキュリティの向上を目指せます。

またセキュリティ対策以外にも、ペーパーレス化には以下のようなメリットが期待できます。

・クラウド化によるロケーションフリーの実現

・紙の使用量削減による環境保護効果

・紙や印刷にかかるコストのカット

・業務効率アップ

ペーパーレス化が進めば、手元に「紙」がなくてもデータで情報をやりとりできます。

紙業務に伴って発生していたコストや手間も削減可能です。

「重要書類を探す」「渡しに行く」といったプロセスもなくなり、業務の効率化にもつなげられるでしょう。

このようなメリットを総合的に考慮した上で、ペーパーレス化の推進を決定する企業が増えてきています。

紙業務脱却！ペーパーレス化の方法について

ペーパーレス化を進めたいと思ったときには、紙媒体をスキャンしたり情報を入力したりして、電子化を進めていきましょう。

AI×OCRやRPAを活用すると、非常にスムーズにペーパーレス化を進めることが可能です。

対象の紙媒体が多いときには、社内での対応にも限界があるでしょう。

このような場合には、代行サービスやBPOを利用するのがおすすめです。

また、ペーパーレス化後の業務プロセスの改善までを考慮するなら、「ただ単純にデータとして取り込めば良い」というわけではありません。

電子化した情報を、できるだけ検索しやすく整えることが大切です。

・業務プロセス改善の手段として、ペーパーレス化を進めたい

・ペーパーレス化を通じて、情報セキュリティ向上を目指したい

これらの場合、ペーパーレス化は問題解決のための「手段」の一つです。

ペーパーレス化を含め、総合的なサポートを提供できる「COMITX」をご検討ください。

ペーパーレス化だけを進めるのではなく、ペーパーレス化によって、各企業が抱える課題にアプローチしていきます。

まとめ

紙業務には、さまざまな情報セキュリティ上の問題が隠されています。

これらの問題の多くは、ペーパーレス化を進めることで解決できるでしょう。

リモートワークの推進や環境問題への注目が高まっている今、ペーパーレス化のメリットは、非常に大きくなってきています。

ぜひ導入を検討してみてください。

紙業務から脱却するための具体的なサポートは、COMITXにお任せください。

ビジネスアナリストが現場の課題をクリアにした上で、ペーパーレス化を速やかに実現いたします。

ペーパーレス化を通じて、より仕事がしやすい環境の整備、業務プロセスの総合的な見直しを進めていきましょう。