業務標準化のポイントと事例

地方自治体においても、注目されているのが業務標準化です。

業務標準化によって、さまざまなメリットが生まれると期待されています。

自治体などの事例から見る業務標準化のポイントと、今すぐに実践できる方法を紹介します。

自治体などの事例から見る業務標準化の概要とは

現在、政府主導で進められているのが、地方自治体における業務プロセス・情報システムの標準化です。

令和元年に総務省が、「地方自治体における業務プロセス・システムの標準化及びAI／ロボティクスの活用に関する研究会報告書」を発表。

その後の検討会や各種会議を経て、スマート自治体の実現に向けた取り組みがスタートしました。

自治体が業務標準化を目指す大きな目的は以下の2つです。

・住民サービスの向上

・生産年齢人口減少への対応

日本には数多くの自治体があり、それぞれで住民に対する各種サービスを行っています。

しかしその業務の内容は、各自治体で統一されているわけではありません。

たとえば自治体をまたいで引越しをする際に、住民票の移動に手間がかかってしまいがちです。

異なる様式の書類の情報を、機械で自動的に読み取るのは難しく、ヒトの手を使ってひとつひとつの情報を入力する手間が発生してしまいます。

このような手間が重なることで、窓口での待ち時間が発生。

また窓口で対応する職員の負担も大きくなってしまいます。

自治体間の業務プロセス・システムを標準化すれば、日本全国どこへ行っても、同じ書類・同じ手続きで処理できるようになるでしょう。

少ない職員でも、効率よく業務をまわすことができます。

またAI技術など、最新テクノロジーの導入が必要になった場合でも、プロセス・システムが標準化されていれば、その流れはスムーズになります。

各自治体の異なるプロセス・システムに向けて、それぞれにカスタマイズした技術を導入する場合と比較して、コストダウンにもつながるでしょう。

地方自治体の業務で標準化が検討されているのは、住民基本台帳や選挙人名簿管理、固定資産税に住民税などの17業務です。

ヒトが業務を行う分野とシステムで対応できる分野に仕分けて、システム要件を策定していきます。

標準仕様が決定されるのは、2022年夏の予定です。

今すぐにできる方法を紹介

業務標準化に向けて今すぐ実践できるのは、業務プロセスの見直しです。

プロセスそれぞれの詳細を見直すだけではなく、業務全体のプロセスを再構築する必要があるでしょう。

クラウドサービスの利用を前提として業務プロセスの再構築を行えば、業務効率の改善にもつながります。

クラウド上で提供されているシステムに沿った形で業務プロセスを再構築できれば、コストも最小限に、標準化に取り組めるでしょう。

業務標準化にはツールやシステム導入がおすすめ

業務標準化に取り組む際には、専用のツールやシステムを導入するのがおすすめです。

標準化は、決して簡単な業務ではありません。

標準化のもとになる仕様は、現場での聞き取りをもとに、慎重に決定する必要があるでしょう。

専用ツールやシステムがあれば、無駄なくスムーズに進めていけます。

ツールやシステムによって業務標準化がスムーズに進めば、単純な業務は「誰にでもできる」という環境を実現できます。

地方自治体における業務の中には、「誰でもできる単純な業務」と「専門の職員でなければできない専門業務」が混ざり合っています。

単純な仕事の負担が軽減すれば、専門の職員は「自分でなければできない業務」に集中できるでしょう。

ツールやシステムを導入するために重要なのは、自治体や企業の状況に合ったものを選択するという点です。

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もちろん効率化に欠かせない業務標準化についても、安心してお任せください。

まとめ

変化する時代に対応するため、各地方自治体でも業務プロセス・システムの標準化が進められています。

標準化が進んでいけば、住民サービスの利便性のさらなる向上や、人手不足に対応できる可能性が増えます。

業務標準化を進めていくためには、さまざまな注意点も存在しています。

だからこそ、専用ツールやシステムを活用して業務標準化を目指してみてください。

ツールやシステムがあれば、標準化への流れをしっかりとサポートしてもらえますし、失敗を防ぐことにもつながるでしょう。

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業務標準化やその効果について、気になる点があればぜひお問い合わせください。