ビジネスプロセスサービス活用のメリットと成功のポイント

人材不足や働き方改革への対応のため、業務効率の改善が急務となっている現代。

社内だけでの対応に、限界を感じている企業も多いのではないでしょうか。

こんな場面で気になるのが、ビジネスプロセスサービス（BPS）やビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）です。

これらの用語の意味を知った上で、導入のポイントや活用方法を学んでいきましょう。

ビジネスプロセスサービス（BPS）とは

ビジネスプロセスとは、ビジネスにおける一連の工程や作業、業務のことを言います。

たとえば、製品開発をしようとした場合には、以下のような工程が生まれます。

1.新製品につながるアイデアの発掘

2.優先順位の設定

3.製品コンセプトの決定

4.売上シミュレーション

5.製品試作・テスト開発

6.テスト販売

7.新製品の発売

この一連の工程こそが、ビジネスプロセスです。

ビジネスプロセスは、業務内容によっていくつも生まれます。

言葉の意味を知らなくても、日々何気なく実行しているのがビジネスプロセスなのです。

このビジネスプロセスの見直しこそが、業務改善のポイントとなります。

ビジネスプロセスサービス（BPS）は、ビジネスプロセスにまつわる課題を解決するためのサービスのことです。

ビジネスプロセスをそのまま外部委託できるビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）や、デジタル技術を活用したデジタルBPOが注目されています。

目的と課題

BPSやBPOを導入する目的は、「自社が抱える問題の解決」です。

人材不足や生産性の向上に悩む企業は少なくありません。

ビジネスプロセスを外部委託すれば、課題解決に向けてさまざまなメリットを得られるでしょう。

BPOサービスを利用して、業務プロセスを丸ごと外部委託できれば、その分だけ社内業務の軽減につながります。

BPOサービス会社は、その業務に特化した企業です。

さまざまなノウハウを蓄積していますから、効率よく業務を進めてくれるでしょう。

海外の企業に外部委託する海外BPOであれば、コスト削減効果も見込めます。

また最近では、外部委託した業務の一部を専用システムでこなすデジタルBPOにも注目が集まっています。

こちらの魅力は、「ヒト」が業務を担当していた従来型のBPOよりも、さらに効率化を目指せる点です。

データエントリー業務は、特にデジタルBPOとの相性が良いものです。

AI技術やロボットによる自動化技術を活用して、さらなる効率化を目指していけるでしょう。

従来型のBPOにはいくつか課題がありました。

これまで自社で対応してきた業務を外部委託するようになれば、社内にノウハウは蓄積されなくなってしまいます。

将来的に「また社内で対応しよう」と思ったときに、対応できる人材がいなくなってしまっている状況も十分考えられます。

また、社内で業務を行っていたときと比較して、柔軟かつスピーディーな変更対応が困難になる可能性もあるでしょう。

BPOサービスで自社にとって理想的な結果を得られるようにするためには、委託先との丁寧なコミュニケーションが必須です。

「もっとここがこうだったら…」という希望も、気軽に伝えられる環境を構築できるのが理想です。

これらの課題を解決するのがデジタルBPOです。プロセスの可視化によって自社、委託先が同じ情報を把握することができる為、ノウハウの流出を防ぐのとは逆に蓄積していくことができますし、システム知識のないスタッフでも業務システムの修正が簡単にできる為、業務に合わせてシステムを柔軟に変更できます。

BPOサービス会社は、「どこも同じ」ではありません。

自社の状況に合ったサービスを提供してくれる会社を選ぶ必要があります。

しかし実際には、ここで失敗してしまう企業が多い点も、非常に大きな課題と言って良いでしょう。

導入のポイントと活用方法

BPO導入のポイントは、パートナー選びにあります。

契約先を間違えると、以下のようなトラブルが発生する危険性があります。

・事前に想定していた使い方ができない

・理想の環境を実現するためには、想定以上のコストがかかると言われてしまった…

・契約後に、さらに良いサービスを見つけてしまった

これらの問題を避けるためには、導入時に以下のポイントを意識することが大切です。

・BPOサービスによって、どんな課題を解決したいのか明確にする

・どこからどこまでを外部委託するのか明らかにする

・費用に納得できるかどうか確認する

・BA（ビジネスアナリスト）によるサポート体制の有無を確かめる

どんな課題をどのように解決したいのかが明らかになれば、選ぶべきBPOサービスは自然と見えてくるでしょう。

アウトソーシングする範囲についてもはっきりさせておかなければなりません。

これらが難しい場合、BA（ビジネスアナリスト）によるサポート体制の充実度をチェックしてみてください。

BAとは、ビジネスプロセスの専門家として、仲介役を担う人です。

「現場の課題をなんとかしたいが、そのための手立てがわからない…」という場合でも、BAがいれば大丈夫です。

課題を整理した上で、何をどうすれば良いのか具体的に提案してもらえます。

単純にBPOの導入だけではなく、その活用方法までしっかりとサポートしてもらえるでしょう。

まとめ

ビジネスプロセスにまつわる課題をなんとかしたいけれど、具体的な方法がわからない…。

こんなときには、株式会社InfoDeliverが提供する「COMITX」をご利用ください。

次世代型のBPOソリューションで、お客さまそれぞれが抱える課題を解決へと導きます。

BAがしっかりとコミュニケーションをとり、プロセス全体の見直しを図っていきます。

COMITXで業務効率改善に取り組みましょう。