【RPA/Ai-OCR 】ルールエンジン等と組み合わせて全体業務最適化

業務効率化のため、イメージワークフロー導入を検討する企業が増えてきています。

しかしイメージワークフローを導入したからといって、全ての課題を瞬時に解決できるわけではありません。

イメージワークフローを用いて、より確実に業務を最適化するためにはどうすれば良いのでしょうか？

全体最適化のために、知っておくべき基礎情報をまとめます。

イメージワークフローで実現できること

イメージワークフローは、近年多くの企業で導入が進んでいるシステムです。

イメージワークフローを使えば、これまで紙媒体で存在していた各種情報を、イメージ（画像データ）として保存・管理できます。

データを扱うさまざまな業務をシステム上で完了できるようになり、業務効率の改善につながります。

イメージワークフローの導入で実現できることは、以下のとおりです。

・ペーパーレス化の推進

・ワークフローの改善による業務時間の短縮

・紙媒体を扱う時間やコストの削減

・デジタル端末を用いた在宅ワークの推進

これまで紙媒体で保管していた情報がデータで保管されるようになれば、ペーパーレス化に向けた取り組みが進みます。

印刷や配布の手間を軽減できるでしょう。

紙ではなくデータで情報を共有するようにすれば、決済までの期間も短くなります。

いつでもどこでも情報を入手できるため、在宅ワークの推進にも役立つでしょう。

イメージワークフローを導入することで、さまざまな課題を解決に導けます。

ただし残念ながら、イメージワークフローも完全ではありません。

システム単体で導入しても、「紙媒体をどんどんデータ化していくだけ」という結果に終わってしまいがちなのです。

もちろんデータ化そのものにもメリットはありますが、業務全体の最適化が進むかどうかは、それぞれの企業によって実態が異なる部分だと言えるでしょう。

全体最適化を実現するために必要なこと

イメージワークフロー導入時に、さらに全体を最適化させるためには、自社が抱えている課題をはっきりさせた上で、それを解決するためのプロセスを明らかにする必要があります。

課題解決のためのソリューションとしてイメージワークフローを導入できれば、業務全体の最適化につながるでしょう。

またイメージワークフローにも、さらに効果を高めるための仕組みをプラスするのがおすすめです。

たとえばAi-OCRと組み合わせれば、文字認識率の向上を目指せます。

手書き文字やさまざまなタイプの帳票に対応できるため、より効率的にデータ化を進めていけるでしょう。

さらにRPAとの連携で、データエントリー業務の自動化が可能になります。

これまで、一から十まで人の手でデータエントリー業務を行っていたところを、「入力された情報を確認するだけ」にまで削減できます。

それにより業務の効率化はもちろん、データエントリー業務に充てていた人材を、別の分野に注力させられるようになります。

もう一つおすすめなのが、ルールエンジンの活用です。

業務の内容に合わせてルールを設定しておくことで、より高度な業務の自動化の実現ができます。

たとえば契約書の管理にイメージワークフローを導入する場合、これまで人の目で行ってきた確認業務を、ルールエンジンに任せられます。

最終的には人の目で確認することになりますが、以下の部分を自動化できるだけでも、業務は格段に効率化されるでしょう。

1.契約書提出

2.内容確認

3.不備の発見

4.内容の不備をお知らせ

5.再提出

内容の不備をシステムで自動チェックできれば、お知らせから再提出までの流れもスピーディーに進めていけます。

イメージワークフロー導入だけではなく、このような最適化のための工夫についても検討していきましょう。

さらに全体最適化効果を高めるには？

工夫次第でさらなる全体最適化が見込めるイメージワークフロー。

さらにその効果を高めるためのポイントは、統一されたサービスを一括で導入する点にあります。

DX時代を迎えた今、ビジネス課題を解決するためのソリューションは星の数ほど存在しています。

「自分たちにとって必要なものを、一つひとつその都度揃えていく」という方法もありますが、異なるツールをうまく組み合わせて最適なシステムを作り上げるのは、至難の技です。

またデジタル社会は、常に革新を続けていくもの。

奇跡的にうまく組み合わさったとしても、その状態をいつまで維持していけるかは未知数です。

その点、統一されたサービスとして必要なシステムを導入していけば、組み合わせ方で悩む必要はありません。

専門家による支援を一括で受けられますし、システム全体としての最適化を目指していけます。

まとめ

イメージワークフローできることの限界を突破し、さらに業務効率改善効果を高めるためにおすすめなのが、「COMITX」です。

次世代型のデジタルBPOソリューションとして、「BPO＋システム＋インフラ」三位一体の支援サービスを提供しています。

イメージワークフロー導入を検討しているお客様に対して、システム導入についてはもちろん、そのシステムを最大限効率的に活用するためのプロセスについてもサポートできるのが、COMITXの強みです。

統一されたサービスとして、さまざまなツール・システムを提供できるので、ぜひご相談ください。