データエントリーを効率化する方法とは？企業の課題と成功事例をご紹介

データエントリー業務について、課題を抱える企業は少なくありません。

またそれだけではなく、多くのリスクが潜んでいることもご存知ですか？

データエントリーに潜む課題やリスクを明らかにするとともに、効率化のヒントをお伝えします。

データエントリー業務効率化の成功事例から、具体的な対策について学んでいきましょう。

データエントリーの課題とリスク

データエントリー業務について、多くの企業が抱えているのは、以下のような課題です。

・人的ミスの発生

・人手不足による対応不足

・対応の遅れ

・コスト増

書類に記された情報をデータとして入力する業務には、基本的に専門知識は必要とされません。

単純な業務ではありますが、処理するデータ量が増えれば増えるほど、処理する従業員にかかる負担は大きくなってしまいます。

業務負荷が高い状態が続けば、データエントリー業務が追い付かなくなる可能性も否定できません。

データ入力が遅れれば、その後の業務にも遅延が生じてしまいます。

人的ミスの発生を減らすため、また膨大な量のデータにも対応可能な体制を作るためには、ある程度の人数でチームを作る必要があるでしょう。

たとえば、データエントリー業務の完了までに、複数回、複数人でチェックできる環境を整えておけば、ミス発生率は低下させられます。

しかしその分、より多くの時間やコストを費やすことになります。

企業にとっては、これらの課題とどう向き合い、バランスを取っていくかが重要なポイントと言えるでしょう。

データエントリー業務は、基本的には単純な業務ですから、「現場任せでまだ何の対応もできていない」という企業もあるかもしれません。

しかしデータエントリー業務にまつわる課題を放置すれば、市場競争力の低下や情報漏洩、書類紛失といったリスクが生まれます。

データエントリー業務に潜むリスクを理解したうえで、課題解決のために必要な対策を講じていきましょう。

データエントリーを効率化する方法とは

データエントリーに関する課題の多くは、業務効率化によって解決できます。

問題はその方法ですが、これまでは「BPO化する」という流れが一般的でした。

データエントリー業務を、そのまま外部委託し、委託先の専門スタッフに行ってもらうという方法です。

この方法を選べば、社内でデータエントリー業務を行う必要はありません。

専門のノウハウを有しているBPO業者に依頼した方が、コスト削減につながるケースも多くみられました。

しかし今、従来型のBPOにも限界が見え始めています。

いくら専門のノウハウを持っていても、ヒトはヒト。

業務スピードを格段に速くすることはできませんし、入力する情報量が多くなれば、その分コストも上昇してしまいます。

そうした状況のなか、新たに注目を集めているのが「デジタルBPO」です。

従来のBPOにデジタル技術を組み合わせることで、より効率の良いデータエントリーを実現しています。

具体的には、AI×OCRとRPAの連携によって、情報の読み取りから入力までを自動化。

最終的にヒトがチェックする体制を整えられるため、これまで以上に業務効率化を進めていけます。

データエントリー業務効率化の成功事例をご紹介

株式会社InfoDeliverでは、COMITXにてAIデータエントリーを提供しています。

複数のAI×OCRエンジンから、各種業務に応じたものを選択。

これにより、精度の高いデータエントリーを実現しています。

COMITXを利用した生命保険会社A社では、ビジネスアナリストによる分析の結果、医療診断書と保険申込書を対象に、AIデータエントリーを導入しました。

A社ではこれまで、「2人の従業員が入力したものを、3段階でチェックする」という仕組みでデータエントリー業務を遂行していました。

多人数で業務を行い、精度の高いデータ入力を行ってきましたが、AI×OCRの導入によってスタイルを一新。

これまで、ヒトが行ってきたプロセスの一部にAI×OCRを取り入れることで、業務負担を軽減しました。

機械で入力できなかった部分や入力ミスがあった部分のみ、ヒトが対応する仕組みに変更。

この変更によって、4割ものコスト削減を達成しました。

データ入力業務の負担が軽減されたことで、コア業務に人的リソースを集中させられるようになりました。

まとめ

紙媒体を扱うデータエントリー業務には、課題もリスクも多くあります。

リスクを低下させるためにも、業務課題から目をそらさず、しっかりと解決していきましょう。

データエントリー業務の課題解決に役立つのは、デジタルBPOサービスです。

最新技術を用いれば、業務負担は軽減し、さらなる効率化を図れるでしょう。

コストやミス発生率の低下にもつなげていけます。

株式会社InfoDeliverが提供するCOMITXは、AIデータエントリーによるお客様の支援が可能です。

今抱えている課題について、遠慮なくお伝えください。