ペーパーレス化の実現にはBPOの導入を

紙ベースで進める業務には、さまざまな課題が隠されています。

今は大きな問題になっていなくても、このまま進んでいけば、いずれ表面化するでしょう。

今のうちに把握しておきたい課題についてと、ペーパーレス化を実現するためのおすすめサービスを紹介します。

紙ベースの業務の課題

昔ながらの紙ベースで業務を進めている企業は、まだまだ少なくありません。

紙を使って情報をやり取りするのに、高いITリテラシーは必要ありません。

また複数の情報を並べ、気軽にチェックできる点も、紙ベースの業務のメリットだと言えるでしょう。

しかしこれから先の社会の変化に対応していくためには、メリットだけに注目するのは危険です。

目の前にある課題を無視し続ければ、いずれ壁にぶち当たってしまうでしょう。

紙ベースでの業務に潜む課題には、以下のようなものがあります。

・重要情報を扱う上でのハイリスク

・生産性の低下

・コストアップ

紙に印刷した情報は、適切な管理が難しいものです。

「いつでも必要なときに確認できる」という側面を重視すれば、情報セキュリティ対策は甘くならざるを得ないでしょう。

一方で、鍵のかかった部屋で厳重に管理すれば、必要なときにわざわざ出向いて、必要な書類を探す手間が発生してしまいます。

生産性の低下につながりかねません。

また紙ベースで業務を進める上で、大きな課題となるのがコストについてです。

情報を紙に印刷するためには、以下のようなアイテムが必要です。

・紙

・プリンター

・プリンター用インク

紙ベースで業務を進めていると、これらは「削減不可能なコスト」として計上されがちです。

しかし紙ベースからの脱却を目指せば、大幅にコストダウンできる可能性を秘めています。

ペーパーレス化を実現したいならBPOがおすすめ

紙ベースでの業務から脱却するために、検討したいのがペーパーレス化です。

情報を「紙」ではなく、電子化した状態でやり取りすることによって、さまざまなメリットが期待できます。

まずペーパーレス化を実現するためには、BPOの利用がおすすめです。

ペーパーレス化の推進のためには、多大な労力と時間がかかるため、通常業務と並行して実施するのは、無理があるでしょう。

BPOなら、必要な人材をアウトソーシングで対応できます。

またもう一点忘れてはならないのが、ペーパーレス化で成功を収めるためには、専門知識が必要不可欠であるという点です。

ペーパーレス化は、ただ単純に「手元の書類をすべて電子化していけば良い」というわけではありません。

企業全体を無理なく移行していくためには、スモールステップでの取り組みが必須となります。

ペーパーレス化によって、より多くのメリットが期待できる業務プロセスや、適用する範囲を決定することは、決して簡単ではないのです。

ペーパーレス化に特化したBPOであれば、このような知識もセットで提供可能です。プロの視点で、ペーパーレス化に向けた歩みをサポートしてもらえるでしょう。

BPOを利用すれば、その分コストはかさみます。

しかし、「ペーパーレス化の素早い実現」や「企業への定着」を重視するのであれば、十分なメリットが期待できます。

BPOによるペーパーレス化のメリットと事例紹介

BPOによるペーパーレス化には、以下のようなメリットがあります。

・ペーパーレス化をより素早く実現できる

・ペーパーレス化に向けた、ツールやシステムの提案を受けられる

・ペーパーレス化に関連する、業務プロセスの見直しやオペレーションの効率化を図れる

ペーパーレス化を検討する場合、従来のBPOのSaaSを組み合わせた、BPaaS型のサービスの利用を検討するのがおすすめです。

こちらのサービスは従来のBPOより幅広いサポートを受けられるでしょう。

BPaaS型のサービスを利用した場合の導入事例は、以下のとおりです。

★損外保険業A社

紙業務からの短期間での脱却を目指し、BPaaS型の「COMITX」を導入しました。

新規契約書をイメージワークフローでイメージ化。

ペーパーレス化とともに、業務効率の自動化や効率化を実現しました。

システム開発期間は約5カ月と、非常に素早く、業務の最適化を進められました。

BPOを活用したことで、社員の教育の必要もなく、スムーズにペーパーレス化を実現しています。

まとめ

紙ベースで行われている業務には、さまざまな課題が隠されています。

BPOによるペーパーレス化であれば、社員に十分なITリテラシーがない場合でも、導入が可能です。

また必要なサービスを一括してお任せできるため、ペーパーレス化への取り組みを、非常にスピーディーに進めていけるでしょう。

BPaaS型の次世代デジタルBPOソリューション「COMITX」では、ペーパーレス化への対応が可能です。

システムやインフラを含め、総合的な支援が可能ですので、安心してお任せください。